Darbības ar dokumentu

1. Valsts pārvaldes komunikācijas koordinācijas grupa (turpmāk – komunikācijas grupa) ir konsultatīva institūcija, kas koordinē vienotu valsts pārvaldes stratēģisko komunikāciju un vēstījumus dažādām sabiedrības auditorijām, identificē aktuālos komunikācijas izaicinājumus un potenciālos risinājumus, kā arī nodrošina operatīvu informācijas apmaiņu par Ministru kabineta sēdēs izskatāmajiem jautājumiem un nozaru aktualitātēm.

2. Komunikācijas grupa ir izveidota, lai risinātu stratēģiskās komunikācijas jautājumus ikdienā, kā arī krīzes un apdraudējuma situācijās, tostarp lai koordinētu stratēģisko komunikāciju pirms vai pēc Krīzes vadības padomes sēdes, kā arī lai sniegtu koordinētu stratēģisku atbalstu Civilās aizsardzības Operacionālās vadības centram komunikācijas jautājumos. 

3. Komunikācijas grupas funkcijas:

3.1. nodrošināt operatīvu un savstarpēji koordinētu informācijas apmaiņu starp komunikācijas grupas dalībniekiem;

3.2. veicināt valsts pārvaldes stratēģiskās komunikācijas ieviešanu praksē, izmantojot centralizētu informatīvās telpas monitoringu un analīzi, definējot prioritārās mērķauditorijas un radot tām pielāgotus, uz rīcību vērstus vēstījumus un to sistēmas;

3.3. apkopot un sniegt priekšlikumus un stratēģisku atbalstu Ministru kabinetam, kā arī krīzes situācijās Krīzes vadības padomei vai Civilās aizsardzības Operacionālās vadības centram, lai, izmantojot komunikāciju, veicinātu šo institūciju izvirzīto stratēģisko mērķu sasniegšanu.

4. Komunikācijas grupas uzdevumi:

4.1. nodrošināt grupas dalībniekiem aktuālo informāciju un rosināt diskusiju par Ministru kabineta (ja nepieciešams, arī Krīzes vadības padomes) sēdēs izskatāmajiem jautājumiem, jo īpaši tiesību aktiem un lēmumiem, kas var izraisīt plašu rezonansi Latvijā un starptautiskajā sabiedrībā vai kuru komunicēšanai nepieciešama vairāku valsts pārvaldes institūciju koordinēta un mērķtiecīga iesaiste;

4.2. nodrošināt informācijas apmaiņu starp grupas dalībniekiem par aktuālajiem rīcībpolitikas jautājumiem un citām aktualitātēm ārpus Ministru kabineta darba kārtības;

4.3. sniegt ieteikumus valsts pārvaldes institūcijām pielāgotai komunikācijai un rīcībai, lai veicinātu sabiedrības piederību valstij, tostarp aktīvu pilsonisko līdzdalību, kā arī sabiedrības informētību un uzticēšanos valsts institūcijām un to komunikācijai;

4.4. sniegt ieteikumus darba grupas dalībniekiem, kā arī Ministru kabinetam, Krīzes vadības padomei un Civilās aizsardzības Operacionālās vadības centram par komunikāciju vai rīcību (tostarp izmaiņām, ja tādas nepieciešamas), lai veicinātu sabiedrības vai konkrētu tās grupu rīcības maiņu, ja tas nepieciešams šo institūciju izvirzīto stratēģisko mērķu sasniegšanai.

5. Komunikācijas grupas sastāvā ir Valsts kancelejas Stratēģiskās komunikācijas koordinācijas departamenta (StratCom) vadītājs, Valsts kancelejas Komunikācijas departamenta vadītājs, Ministru kabineta preses sekretārs, Ministru prezidenta preses sekretārs, visu ministriju komunikācijas struktūrvienību vadītāji (vai deleģētie pārstāvji), kā arī ministru padomnieki komunikācijas jomā. 

6. Komunikācijas grupas darbu vada Valsts kancelejas Stratēģiskās komunikācijas koordinācijas departamenta (StratCom) vadītājs. Valsts kancelejas Stratēģiskās komunikācijas koordinācijas departamenta (StratCom) vadītāja prombūtnes laikā  komunikācijas grupas darba vadītāja pienākumus var veikt cits tam pilnvarots Valsts kancelejas darbinieks.

7. Komunikācijas grupas sēde notiek un grupa ir lemttiesīga, ja tajā piedalās Komunikācijas grupas vadītājs un grupas dalībnieki no vismaz puses šo noteikumu 5. punktā minēto institūciju. Institūciju uzskata par pārstāvētu, ja sēdē piedalās vismaz viens tās pārstāvis. Komunikācijas grupa pieņem lēmumus ar klātesošo dalībnieku balsu vairākumu. Ja balsu skaits sadalās vienādi, izšķirošā ir grupas vadītāja balss.

8. Komunikācijas grupas sēdē atbilstoši darba kārtības jautājumiem var piedalīties arī citu institūciju pārstāvji.

9. Komunikācijas grupas sekretariāta funkcijas veic Valsts kancelejas Stratēģiskās komunikācijas koordinācijas departaments (StratCom), kas nodrošina komunikācijas grupas sēžu norisi, ierosina un veido sēžu darba kārtību, sagatavo sēdē pārrunāto jautājumu kopsavilkumu, kā arī izplata ar sēdēm saistītos materiālus grupas dalībniekiem.

10. Komunikācijas grupas vadītājs apstiprina sēžu darba kārtību, sasauc un vada grupas sēdes, apstiprina sēdes satura kopsavilkumu, paraksta grupas lēmumus un citus ar grupu saistītus dokumentus, kā arī bez īpaša pilnvarojuma pārstāv grupu vietējos un starptautiskos sadarbības formātos.

11. Komunikācijas grupas sēdes notiek vismaz reizi nedēļā pirms Ministru kabineta sēdēm. 

12. Komunikācijas grupas sēdes ir slēgtas.

13. Komunikācijas grupas dalībniekiem ir tiesības pieteikt jautājumu iekļaušanai komunikācijas grupas sēdes darba kārtībā, par to paziņojot Valsts kancelejas Stratēģiskās komunikācijas koordinācijas departamentam (StratCom) ne vēlāk kā vienu darba dienu pirms sēdes.