Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka:

1.1. dokumenta oriģināla, tā atvasinājuma un dublikāta izstrādāšanas un noformēšanas prasības;

1.2. pārvaldes dokumentu sistēmā ietilpstošos dokumentus un šo sistēmu veidojošo dokumentu grupas;

1.3. prasības, kas jāievēro, izstrādājot un noformējot pārvaldes dokumentu sistēmā ietilpstošos dokumentus.

2. Šo noteikumu 2., 3., 4., 5. un 6.nodaļā minētās prasības attiecas uz dokumentiem, kurus rada jebkurš publisko vai privāto tiesību subjekts (turpmāk – organizācija) vai fiziskā persona, izņemot Dokumentu juridiskā spēka likuma 2.panta trešajā daļā minētos dokumentus, ciktāl citos normatīvajos aktos nav noteiktas īpašas prasības atsevišķu dokumentu veidu izstrādāšanai un noformēšanai. Izstrādājot un noformējot pārvaldes dokumentus, papildus ievēro šo noteikumu 7.nodaļā minētās prasības.

3. Šo noteikumu 7.nodaļā minētās prasības par pārvaldes dokumentu sistēmā ietilpstošo dokumentu izstrādāšanu un noformēšanu neattiecas uz Dokumentu juridiskā spēka likuma 2.panta trešajā daļā minēto dokumentu un citu Saeimas, Ministru kabineta un Ministru prezidenta tiesību aktu, kā arī valsts pārvaldes iestāžu un atvasināto publisko personu iekšējo normatīvo aktu izstrādāšanu un noformēšanu.

4. Ja elektroniskajos dokumentos kādas šajos noteikumos minētās dokumentu izstrādāšanas vai noformēšanas prasības tehniski nav iespējams piemērot, tās nepiemēro.

5. Dokumentu izstrādā tā, lai visu tā glabāšanas laiku nodrošinātu dokumenta juridisko spēku un informatīvo funkciju, kā arī iespēju radīt dokumenta atvasinājumu.

6. Dokuments nedrīkst būt rakstīts tehniski viegli pārlabojamā un fiziski nenoturīgā veidā.

7. Dokumentā nedrīkst būt dzēsumi, aizkrāsojumi, neatrunāti labojumi, svītrojumi vai papildinājumi. Kļūdainos ierakstus pārsvītro un labojumus atrunā ar ierakstu "Labotam ticēt", apliecinot šo ierakstu ar labojumu veikušās personas personisko parakstu, kā arī norādot personiskā paraksta atšifrējumu (vārda iniciāli un uzvārdu vai vārdu un uzvārdu) un labojuma datumu.

8. Ja dokumentā lieto vārda vai vārdkopas saīsinājumu, to dokumentā atrunā. Saīsinājumu veido aiz saīsināmā vārda vai vārdkopas, iekavās ierakstot vārdu "turpmāk –" un attiecīgo saīsinājumu. Dokumentā var neatrunāt tradicionālos saīsinājumus valsts valodā, kā arī starptautiskos un Latvijas Republikā pieņemtos mērvienību apzīmējumus un to saīsinājumus, ja tas nerada teksta satura pārprotamību.

(Grozīts ar MK 14.02.2017. noteikumiem Nr. 81)

9. Ja dokumenta autors ir organizācija, dokumentā norāda pilnu attiecīgās organizācijas nosaukumu, kas atbilst organizācijas reģistrācijas apliecībā vai darbību reglamentējošā tiesību aktā (piemēram, nolikumā) ierakstītajam nosaukumam.

10. Ja dokumenta autors ir organizācijas struktūrvienība, dokumentā norāda attiecīgās organizācijas un struktūrvienības nosaukumu, kas atbilst organizācijas struktūrvienības darbību reglamentējošā tiesību aktā ierakstītajam nosaukumam.

11. Ja dokumenta autors ir organizācijas koleģiālā institūcija, dokumentā norāda attiecīgās organizācijas un koleģiālās institūcijas nosaukumu, kas atbilst koleģiālās institūcijas darbību reglamentējošā tiesību aktā ierakstītajam nosaukumam.

12. Ja dokumenta autors ir persona, kura savu darba pienākumu ietvaros ir tiesīga parakstīt dokumentu savā vārdā, dokumentā norāda pilnu attiecīgās organizācijas nosaukumu un personas amata nosaukumu.

13. Ja dokumenta autors ir fiziska persona, dokumentā norāda attiecīgās personas vārdu, uzvārdu un ziņas, kas ļauj dokumenta autoru nepārprotami identificēt (piemēram, deklarētās dzīvesvietas adresi, izglītības iestādes nosaukumu un studenta apliecības numuru, personas kodu).

(Grozīts ar MK 14.02.2017. noteikumiem Nr. 81)

14. Dokumenta autora nosaukumu norāda dokumenta sākumā.

15. Dokumenta autora nosaukumu norāda visos dokumenta eksemplāros, arī tajos, kuri paliek pie dokumenta autora.

16. Rekvizītā "dokumenta datums" norāda dokumenta parakstīšanas datumu (protokolā – attiecīgās protokolētās sēdes, sapulces vai apspriedes norises datumu un aktā – attiecīgās aktā norādītās darbības datumu vai šīs darbības pēdējās dienas datumu). Ja dokumentam ir vairāki autori, dokumenta datums ir pēdējā paraksta datums. Ministru kabineta noteikumos, instrukcijās un ieteikumos rekvizītā "dokumenta datums" norāda attiecīgā tiesību akta pieņemšanas datumu.

17. Dokumenta datumu raksta:

17.1. tekstuālā veidā – secīgi raksta gada kārtas skaitli ar arābu cipariem, tad vārdu "gada", kam seko mēneša dienas kārtas skaitlis ar arābu cipariem un mēneša nosaukums lokatīvā;

17.2. skaitliskā veidā – raksta ar arābu cipariem, sākumā norādot mēneša dienas kārtas skaitli ar diviem cipariem, tad mēneša kārtas skaitli ar diviem cipariem, kam seko gada kārtas skaitlis ar četriem cipariem. Ja mēneša vai dienas kārtas skaitlis ir vienzīmes skaitlis, tad pirms tā raksta ciparu "nulle". Aiz katras ciparu grupas kārtas skaitļiem liek punktu.

Piemēri:

2010.gada 3.maijā

03.05.2010.

18. Organizācijas, tās struktūrvienības vai koleģiālas institūcijas dokumenta rekvizītā "paraksts" iekļauj:

18.1. dokumenta parakstītāja pilnu amata nosaukumu, kas ietver organizācijas, tās struktūrvienības vai koleģiālās institūcijas nosaukumu un amata nosaukumu. Ja organizācijas, tās struktūrvienības vai koleģiālās institūcijas pilns nosaukums ir ietverts rekvizītā "dokumenta autora nosaukums", to amata nosaukumā var nenorādīt;

18.2. attiecīgās amatpersonas personisko parakstu;

18.3. amatpersonas personiskā paraksta atšifrējumu.

Piemērs:

19. Fiziskas personas dokumenta rekvizītā "paraksts" iekļauj attiecīgās personas personisko parakstu. Ja dokumenta autors ir rakstīt nepratējs vai fiziski nav spējīgs parakstīt dokumentu un viņa vietā dokumentu paraksta cita persona, tad papildus Dokumentu juridiskā spēka likuma 5.panta otrajā daļā minētajai informācijai dokumentā norāda ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt dokumenta faktisko parakstītāju.

20. Organizācijas, tās struktūrvienības vai koleģiālās institūcijas dokumentu paraksta tā persona, kuras amats minēts rekvizītā "paraksts".

21. Ja organizācijas, tās struktūrvienības vai koleģiālās institūcijas dokumentā ir sagatavots kādas amatpersonas paraksts, bet faktiski dokumentu paraksta cita amatpersona (pienākumu izpildītājs), zem amatpersonas amata nosaukuma raksta atzīmi "p.i." un norāda faktiskā parakstītāja paraksta atšifrējumu.

Piemērs:

22. Paraksta visus dokumenta eksemplārus, arī tos, kuri paliek pie dokumenta autora.

23. Dokumentu noformē tā, lai rekvizīts "paraksts" būtu vienā lapā ar dokumenta tekstu vai vismaz teksta daļu (rindu).

24. Ja dokumenta saņēmējs ir organizācija, rekvizītā "adresāts" norāda pilnu attiecīgās organizācijas nosaukumu.

25. Ja dokumenta saņēmējs ir organizācijas struktūrvienība vai koleģiālā institūcija, rekvizītā "adresāts" norāda pilnu organizācijas nosaukumu un attiecīgās struktūrvienības vai koleģiālās institūcijas nosaukumu. Pilnu organizācijas nosaukumu rekvizītā "adresāts" var nenorādīt, ja dokumenta saņēmējs un dokumenta autors ir vienas un tās pašas organizācijas ietvaros.

26. Ja dokumenta saņēmējs ir organizācijas amatpersona vai darbinieks, rekvizītā "adresāts" norāda attiecīgās amatpersonas vai darbinieka pilnu amata nosaukumu, kas ietver arī organizācijas pilnu nosaukumu. Rekvizītā "adresāts" papildus var norādīt arī šīs amatpersonas vai darbinieka vārdu un uzvārdu vai vārda iniciāli un uzvārdu, kā arī lietot uzrunu.

Piemērs:

27. Ja dokumenta saņēmējs ir fiziska persona, rekvizītā "adresāts" norāda šīs personas vārdu un uzvārdu vai vārda iniciāli un uzvārdu, kā arī ziņas, kas ļauj adresātu nepārprotami identificēt. Rekvizītā "adresāts" papildus var lietot uzrunu.

28. Rekvizītā "adresāts" var norādīt arī saņēmēja adresi vai elektroniskā pasta adresi, ja dokuments tiek nosūtīts pa elektronisko pastu.

29. Dokumenta izdošanas vietas nosaukumā norāda dokumenta parakstīšanas vietu (protokolā – attiecīgās protokolētās sēdes, sapulces vai apspriedes norises vietu un aktā – attiecīgās aktā norādītās darbības norises vietu vai šīs darbības pēdējās dienas norises vietu). Ja dokumentam ir vairāki autori, dokumenta izdošanas vietas nosaukumā norāda vietu, kurā veikts pēdējais paraksts.

30. Ja dokuments izdots Latvijā, dokumenta izdošanas vietas nosaukumu norāda atbilstoši attiecīgās administratīvās teritorijas oficiālajam nosaukumam. Ja dokuments izdots:

30.1. pilsētā, norāda tikai pilsētas nosaukumu;

30.2. pagastā, norāda novada un attiecīgā pagasta nosaukumu.

31. Ja dokuments izdots ārvalstī, dokumenta izdošanas vietas nosaukumā norāda attiecīgās valsts administratīvās teritorijas oficiālo nosaukumu un valsti.

32. Ja dokuments izdots vietā, kuras atrašanos grūti noteikt (piemēram, atrodoties uz gaisa kuģa, kuģošanas līdzekļa vai transportlīdzeklī), dokumenta izdošanas vietas nosaukumā norāda pēdējo zināmo dokumenta parakstītāja atrašanās vietu, ja citos normatīvajos aktos nav noteikts citādi.

33. Zīmoga nospiedums ir no gumijas, kaučuka, polistirola vai cita materiāla izgatavota priekšmeta radīts attēls, kas veido noteiktu noslēgtu dubultu ģeometrisku formu (apli, ovālu, trīsstūri vai daudzstūri, izņemot taisnstūri) un kura ārējā ģeometriskajā formā ir atveidots pilns organizācijas nosaukums, bet iekšējā ģeometriskajā formā – ģerbonis, organizācijas emblēma, reģistrētā preču zīme vai pakalpojumu zīme, struktūrvienības nosaukums vai darbības nosaukums, kuras apliecināšanai izmanto zīmogu.

34. Zīmoga nospiedumu, ja tas paredzēts normatīvajos vai citos tiesību aktos, lieto šādos rekvizītos:

34.1. paraksts;

34.2. apstiprinājuma uzraksts;

34.3. saskaņojuma uzraksts.

35. Zīmoga nospiedumu atveido tā, lai tas netraucē uztvert citu dokumentā sniegto informāciju. Zīmoga nospiedumam jābūt skaidri salasāmam.

36. Dokumentu apstiprina:

36.1. organizācijas amatpersona, parakstoties uz apstiprināmā dokumenta;

36.2. organizācijas amatpersona, parakstot attiecīgu rīkojuma dokumentu;

36.3. pieņemot lēmumu organizācijas koleģiālās institūcijas sēdē.

37. Dokumenta apstiprinājumu noformē:

37.1. ar apstiprinājuma uzrakstu, ja amatpersona parakstās uz apstiprināmā dokumenta;

37.2. ar atzīmi par dokumenta apstiprinājumu, ja amatpersona parakstījusi rīkojuma dokumentu, ar kuru apstiprināts attiecīgais dokuments, vai koleģiālā institūcija sēdē pieņēmusi lēmumu par attiecīgā dokumenta apstiprināšanu.

38. Koleģiālā institūcija sēdē dokumentu apstiprina:

38.1. pieņemot lēmumu, kas noformēts kā atsevišķs dokuments;

38.2. pieņemot lēmumu, kas ierakstīts sēdes protokolā.

39. Apstiprinājuma uzrakstā norāda:

39.1. ar lielajiem burtiem rakstītu vārdu "APSTIPRINU";

39.2. amatpersonas pilnu amata nosaukumu;

39.3. amatpersonas personisko parakstu un tā atšifrējumu;

39.4. apstiprinājuma uzraksta parakstīšanas datumu (turpmāk – apstiprinājuma datums);

39.5. zīmoga nospiedumu, ja tas paredzēts normatīvajos vai citos tiesību aktos.

Piemērs:

40. Ja dokumentu apstiprina ar rīkojuma dokumentu, atzīmē par dokumenta apstiprinājumu norāda:

40.1. ar lielajiem burtiem rakstītu vārdu "APSTIPRINĀTS";

40.2. rīkojuma dokumenta autora pilnu nosaukumu attiecīgā locījumā;

40.3. rīkojuma dokumenta datumu, veida nosaukumu un numuru.

Piemērs:

41. Ja dokumentu apstiprina koleģiālās institūcijas sēdē, noformējot tās lēmumu kā atsevišķu dokumentu, atzīmē par dokumenta apstiprinājumu norāda:

41.1. ar lielajiem burtiem rakstītu vārdu "APSTIPRINĀTS";

41.2. koleģiālās institūcijas pilnu nosaukumu attiecīgā locījumā;

41.3. pieņemtā dokumenta datumu, veida nosaukumu un numuru.

Piemērs:

42. Ja dokumentu apstiprina koleģiālās institūcijas sēdē, ierakstot tās lēmumu sēdes protokolā, atzīmē par dokumenta apstiprinājumu norāda:

42.1. ar lielajiem burtiem rakstītu vārdu "APSTIPRINĀTS";

42.2. koleģiālās institūcijas pilnu nosaukumu attiecīgā locījumā;

42.3. koleģiālās institūcijas sēdes datumu un vismaz protokola numuru.

Piemērs:

43. Uz dokumenta var būt tikai viens apstiprinājuma uzraksts. Ja dokumentu nepieciešams apstiprināt vairākām organizācijām, tās izdod kopīgu rīkojuma dokumentu, ar kuru apstiprina dokumentu, bet uz apstiprinātā dokumenta noformē atzīmi par dokumenta apstiprinājumu, kurā norāda:

43.1. ar lielajiem burtiem rakstītu vārdu "APSTIPRINĀTS";

43.2. rīkojuma dokumenta autoru pilnus nosaukumus;

43.3. rīkojuma dokumenta datumu, veida nosaukumu un numuru.

Piemērs:

44. Dokumenta reģistrācijas numurs ir numurs, kas dokumentam piešķirts, reģistrējot to organizācijas izdoto dokumentu reģistrācijas sistēmā (piemēram, automatizētajā lietvedības sistēmā).

45. Dokumenta reģistrācijas numurā jābūt vismaz dokumenta kārtas numuram kalendāra gada ietvaros, ja normatīvajos aktos nav noteikts citādi.

46. Pirms dokumenta reģistrācijas numura raksta saīsinājumu "Nr.". Dokumentu reģistrācijas numurā lietojamos apzīmējumus nosaka pati organizācija.

47. Dokumenta atvasinājums ir dokuments, kas pilnībā vai daļēji atveido dokumenta oriģinālu. Dokumenta atvasinājumu izstrādā noraksta, izraksta vai kopijas veidā. Dokumenta atvasinājumu var izstrādāt arī no dokumenta oriģināla noraksta, izraksta vai kopijas, ja tie izstrādāti un apliecināti normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

48. Dokumenta norakstu izstrādā, pilnībā pārrakstot dokumenta oriģināla informāciju vai aizpildot īpašu noraksta veidlapu.

49. Izstrādājot dokumenta norakstu:

49.1. noraksta pirmās lapas augšējā labajā stūrī ar lielajiem burtiem raksta vārdu "NORAKSTS";

49.2. pārraksta visu oriģināla tekstu un visus rekvizītus;

49.3. pārraksta visu oriģināla pamatinformāciju, bet nepārraksta paskaidrojošo informāciju un neatspoguļo oriģināla grafiskās un citas īpatnības;

49.4. pārraksta informāciju tādā pašā secībā, kādā tā ir izklāstīta oriģinālā;

49.5. nelabo oriģinālā pieļautās kļūdas, kā arī citādi negroza un nepapildina dokumenta informāciju;

49.6. pārraksta tikai to teksta daļu, kas ir skaidri salasāma, bet nesalasāmās teksta daļas (piemēram, vārda, vārda daļas, vārdkopas, rindkopas) vietā raksta vārdus "nav salasāms", liekot tos iekavās;

49.7. vietā, kur oriģinālā ir personiskais paraksts, raksta vārdu "personiskais paraksts", liekot to iekavās;

49.8. vietā, kur oriģinālā ir zīmoga nospiedums, ģerboņa, organizācijas emblēmas, reģistrētās preču zīmes vai pakalpojumu zīmes attēls, raksta attiecīgu vārdu (piemēram, "ģerboņa attēls"), liekot to iekavās, un, ja nepieciešams, norāda zīmoga nospieduma tekstu.

(Grozīts ar MK 14.02.2017. noteikumiem Nr. 81)

50. Dokumenta izrakstu izstrādā, pārrakstot dokumenta oriģināla teksta daļu, kas satur nepieciešamo informāciju, vai aizpildot īpašo izraksta veidlapu.

51. Izstrādājot dokumenta izrakstu:

51.1. izraksta pirmās lapas augšējā labajā stūrī ar lielajiem burtiem raksta vārdu "IZRAKSTS";

51.2. pārraksta visus oriģināla rekvizītus;

51.3. pārraksta nepieciešamo dokumenta teksta daļu, savukārt nepārrakstītās dokumenta teksta daļas vietā raksta divpunkti, kuru liek kvadrātiekavās;

51.4. ievēro šo noteikumu 49.4., 49.5., 49.6., 49.7. un 49.8.apakšpunktā minētās prasības.

52. Īpašajai noraksta vai izraksta veidlapai izmanto attiecīgā dokumenta veida (piemēram, diploma, protokola, akta) tipogrāfiski vai citādā tehniskā veidā sagatavotu veidlapu, kurā paraksta un zīmoga nospieduma vietā ierakstīti vārdi "personiskais paraksts" un "zīmogs".

53. Aizpildot īpašo noraksta vai izraksta veidlapu, nepārraksta to dokumenta oriģināla pamatinformāciju, kura ietverta veidlapā.

54. Dokumenta kopiju izstrādā, nokopējot vai citādā tehniskā veidā iegūstot oriģināla faksimilattēlu ar visām oriģināla dokumenta grafiskajām un citām īpatnībām. Izstrādājot elektroniska dokumenta kopiju papīra formā, tos dokumenta rekvizītus, kuri papīra formā nav redzami, atveido dokumenta kopijā uzreiz aiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta virs apliecinājuma uzraksta.

55. Kopijas pirmās lapas augšējā labajā stūrī ar lielajiem burtiem raksta vārdu "KOPIJA".

56. Ja dokumenta atvasinājumu apliecina organizācija, apliecinājuma uzrakstā norāda:

56.1. ar lielajiem burtiem rakstītus atbilstošus vārdus "NORAKSTS PAREIZS", "IZRAKSTS PAREIZS" vai "KOPIJA PAREIZA";

56.2. dokumenta atvasinājuma apliecinātājas amatpersonas pilnu amata nosaukumu (ietverot arī pilnu organizācijas nosaukumu un, ja nepieciešams, arī citas ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt personu), personisko parakstu un tā atšifrējumu;

56.3. apliecinājuma datumu.

Piemērs:

57. Ja dokumenta atvasinājumu apliecina fiziskā persona, apliecinājuma uzrakstā norāda:

57.1. ar lielajiem burtiem rakstītus atbilstošus vārdus "NORAKSTS PAREIZS", "IZRAKSTS PAREIZS" vai "KOPIJA PAREIZA";

57.2. personisko parakstu un tā atšifrējumu;

57.3. personas kodu;

57.4. apliecinājuma datumu.

Piemērs:

57.¹ Dokumentu atvasinājumu kopumam ievēro šo noteikumu 56. un 57. punktā minētās prasības. Dokumentu atvasinājumu kopuma apliecinājuma uzrakstā šo noteikumu 56.1. un 57.1. apakšpunktā minēto vārdu vietā norāda ar lielajiem burtiem rakstītus vārdus "DOKUMENTU ATVASINĀJUMU KOPUMS PAREIZS". Apliecinājuma uzrakstu izvieto dokumentu atvasinājumu kopuma pēdējās lapas beigās uzreiz aiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta.

(MK 14.02.2017. noteikumu Nr. 81 redakcijā)

58. Šo noteikumu 56. un 57.punktā minēto apliecinājuma uzrakstu izvieto dokumenta beigās uzreiz aiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta.

58.¹ Ja dokumenta beigās vai dokumentu atvasinājumu kopuma pēdējās lapas beigās uzreiz aiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta nav vietas, apliecinājuma uzrakstu var izvietot:

58.¹1. dokumenta paraksta zonā brīvajā vietā;

58.¹2. uz atsevišķas lapas, kuru pievieno apliecināmajam dokumentam vai dokumentu atvasinājumu kopumam un ierēķina kopējā lapu skaitā.

(MK 14.02.2017. noteikumu Nr. 81 redakcijā)

59. Normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos organizācija dokumenta atvasinājumā vai dokumentu atvasinājumu kopumā zem apliecinājuma uzraksta norāda, kurā organizācijas vai arhīva lietā atrodas dokumenta oriģināls, no kura izstrādāts dokumenta atvasinājums.

(Grozīts ar MK 14.02.2017. noteikumiem Nr. 81)

60. Ja dokumenta atvasinājums ir uz vairākām lapām, pirms tā pareizības apliecināšanas visas dokumenta atvasinājuma lapas sanumurē ar arābu cipariem, sākot ar pirmo lapu, un veic vienu no šādām darbībām:

60.1. paraksta katru lapu un parakstu atšifrē (šo apakšpunktu nepiemēro dokumentiem, kuri paredzēti legalizācijai atbilstoši normatīvajiem aktiem par publisku dokumentu legalizāciju);

60.2. visas lapas cauršuj ar diegu vai caurauklo ar auklu.

(MK 14.02.2017. noteikumu Nr. 81 redakcijā)

60.¹ Šo noteikumu 60.1. apakšpunktā minētajā gadījumā ievēro šādas prasības:

60.¹ 1. dokumenta atvasinājuma pēdējās lapas otrā pusē neaprakstītajā daļā izvieto apliecinājuma tekstu: "Sanumurētas un parakstītas X (XX) lapas", kur zīmes "X" vietā norāda ar cipariem, bet zīmes "XX" vietā – ar vārdiem rakstītu atbilstošu lapu skaitu;

60.¹ 2. šo noteikumu 60.¹1. apakšpunktā minēto apliecinājuma tekstu ar parakstu apliecina tā persona, kura sanumurēja un parakstīja dokumenta atvasinājuma lapas (parakstu atšifrē un pievieno ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt šo personu), kā arī norāda datumu, kad izdarīts apliecinājums.

(MK 14.02.2017. noteikumu Nr. 81 redakcijā)

60.² Šo noteikumu 60.2. apakšpunktā minētajā gadījumā ievēro šādas prasības:

60.² 1. cauršuvuma diega vai caurauklojuma auklas galus sasien mezglā;

60.² 2. mezglu ar papīra uzlīmi pielīmē dokumenta atvasinājuma pēdējai lapai tās otrā pusē neaprakstītajā daļā;

60.² 3. dokumenta atvasinājuma pēdējās lapas otrā pusē neaprakstītajā daļā vai uz papīra uzlīmes, ar kuru lapai piestiprināts cauršuvuma diega vai caurauklojuma auklas mezgls, izvieto apliecinājuma tekstu "Sanumurētas un cauršūtas (caurauklotas) X (XX) lapas", kur zīmes "X" vietā norāda ar cipariem, bet zīmes "XX" vietā – ar vārdiem rakstītu atbilstošu lapu skaitu;

60.² 4. šo noteikumu 60.² 3. apakšpunktā minēto apliecinājuma tekstu ar parakstu apliecina tā persona, kura sanumurēja un cauršuva (cauraukloja) dokumenta atvasinājuma lapas (parakstu atšifrē un pievieno ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt šo personu), kā arī norāda datumu, kad izdarīts apliecinājums;

60.² 5. šo noteikumu 60.² 3. apakšpunktā minēto apliecinājuma tekstu vai 60.² 4. apakšpunktā minēto parakstu izvieto tā, lai tas vienlaikus atrastos gan uz dokumenta atvasinājuma pēdējās lapas, gan uz papīra uzlīmes, ar kuru lapai piestiprināts cauršuvuma diega vai caurauklojuma auklas mezgls.

(MK 14.02.2017. noteikumu Nr. 81 redakcijā)

60.³ Izstrādājot dokumentu atvasinājumu kopumu, sanumurē un paraksta (nepiemēro dokumentiem, kuri paredzēti legalizācijai atbilstoši normatīvajiem aktiem par publisku dokumentu legalizāciju) vai sanumurē un cauršuj (caurauklo) visas lapas kopumā.

(MK 14.02.2017. noteikumu Nr. 81 redakcijā)

61. Dokumenta atvasinājuma vai dokumentu atvasinājumu kopuma pareizību organizācijā apliecina organizācijas vadītājs, cita amatpersona, kas ir tiesīga pārstāvēt organizāciju, vai šo personu pilnvarotā persona. Pilnvarojumu apliecināt dokumenta atvasinājuma vai dokumentu atvasinājumu kopuma pareizību ietver attiecīgās organizācijas rīkojuma dokumentā vai organizatoriskajā dokumentā.

(Grozīts ar MK 14.02.2017. noteikumiem Nr. 81)

62. Dokumenta dublikātu izstrādā, ja dokumenta oriģināls, kurš bijis sagatavots vienā eksemplārā, ir nozaudēts, nozagts, iznīcināts vai bojāts.

63. Dokumenta autors nodrošina izdoto dokumenta dublikātu uzskaiti.

64. Dublikāta pirmās lapas augšējā labajā stūrī ar lielajiem burtiem raksta vārdu "DUBLIKĀTS".

65. Dublikāta izstrādāšana, pārrakstot bojātā dokumenta oriģināla informāciju, nav pieļaujama. Ja dokumenta oriģināls ir bojāts, dokumenta autors to iznīcina un par to izdod attiecīgu aktu.

66. Pārvaldes dokumentu sistēma ir dokumentu kopums, kas nosaka organizācijas statusu vai darbības kārtību, pasākuma norises kārtību, fiksē vai apkopo ar organizācijas darbību, pasākuma norisi un fiziskās personas darbību saistītos faktus, informāciju nodod citām personām, kā arī organizē publisko tiesību subjektu sadarbību ar citiem publisko tiesību subjektiem vai privātpersonām.

67. Pārvaldes dokumentu sistēmā ietilpst šādas dokumentu grupas:

67.1. organizatoriskie dokumenti;

67.2. rīkojuma dokumenti;

67.3. publisko tiesību līgumi;

67.4. personāla dokumenti;

67.5. sarakstes dokumenti (korespondence);

67.6. faktus fiksējoši dokumenti.

68. Organizatoriskie dokumenti nosaka attiecīgās organizācijas (tās struktūrvienības vai koleģiālās institūcijas) statusu vai pasākuma norises kārtību, pārvaldes institūciju kompetenci, lēmumu pieņemšanas kārtību, pienākumus, tiesības un atbildību (piemēram, statūti, dibināšanas līgums, nolikums, reglaments, instrukcija, ieteikumi).

69. Ar rīkojuma dokumentu tiek veikta vienpersoniska vai koleģiāla organizācijas vai pasākuma vadība. Rīkojuma dokumenti ir pavēles, rīkojumi, lēmumi un norādījumi.

70. Publisko tiesību līgumi ir vienošanās, ko publisko tiesību subjekti Valsts pārvaldes iekārtas likumā noteiktajā kārtībā valsts pārvaldes jomā slēdz ar citiem publisko tiesību subjektiem vai privātpersonām, lai nodrošinātu valsts pārvaldes funkciju efektīvu izpildi (piemēram, starpresoru vienošanās, sadarbības līgums, administratīvais līgums, deleģēšanas līgums, līdzdarbības līgums).

71. Ar personāla dokumentu palīdzību organizācija kārto un noformē darba vai dienesta attiecības ar saviem darbiniekiem vai amatpersonām (piemēram, darba līgums, rīkojums par personālsastāvu, atvaļinājumu grafiks, amata apraksts).

72. Ar sarakstes dokumentu (korespondences) palīdzību informācija tiek nodota adresātam – organizācijai, tās struktūrvienībai, koleģiālajai institūcijai vai fiziskajai personai (piemēram, vēstules, telegrammas, faksogrammas (faksimilgrammas), telefonogrammas, elektroniskās vēstules).

73. Faktus fiksējošie dokumenti ir dokumenti, kuros atspoguļoti dati par organizācijas darbību vai faktiem un kuri neietilpst pārējās pārvaldes dokumentu grupās (piemēram, protokoli, akti, izziņas, uzziņas, pārskati).

74. Pārvaldes dokumentam ir šādas sastāvdaļas:

74.1. dokumenta teksts;

74.2. rekvizīti;

74.3. dienesta atzīmes.

75. Pārvaldes dokumentā var būt šādi rekvizīti:

75.1. ģerboņa, organizācijas emblēmas, reģistrētās preču zīmes vai pakalpojumu zīmes attēls;

75.2. dokumenta autora nosaukums;

75.3. organizācijas reģistrācijas numurs;

75.4. dokumenta autora juridiskā adrese;

75.5. dokumenta autora faktiskā adrese;

75.6. norāde par dokumenta autora sakaru līdzekli (līdzekļiem);

75.7. norāde par dokumenta lietošanas ierobežojumu;

75.8. dokumenta veida nosaukums;

75.9. dokumenta izdošanas vietas nosaukums;

75.10. dokumenta datums;

75.11. dokumenta reģistrācijas numurs;

75.12. saņemtā dokumenta datums atbildes dokumentā;

75.13. saņemtā dokumenta reģistrācijas numurs atbildes dokumentā;

75.14. dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprinājumu;

75.15. adresāts;

75.16. teksta satura atklāsts;

75.17. teksta pielikuma norāde un uzraksts;

75.18. norāde par pievienotajiem dokumentiem;

75.19. paraksts;

75.20. zīmoga nospiedums;

75.21. norāde par dokumenta izstrādātāju un viņa sakaru līdzekli (līdzekļiem);

75.22. vīza;

75.23. dokumenta saskaņojuma uzraksts vai atzīme par dokumenta saskaņojumu.

76. Pārvaldes dokumentā (izņemot publisko tiesību līgumus un dokumentus, kuru autors ir fiziska persona), lai tam būtu juridisks spēks, papildus Dokumentu juridiskā spēka likuma 4.panta pirmajā daļā minētajiem rekvizītiem iekļauj dokumenta reģistrācijas numuru.

77. Dienesta atzīmes izdara dokumenta saņemšanas vai izpildes procesā. Pārvaldes dokumentā var būt šādas dienesta atzīmes:

77.1. atzīme par dokumenta saņemšanu vai atzīme par dokumenta saņemšanu un reģistrēšanu;

77.2. rezolūcija;

77.3. atzīme par dokumenta kontroli;

77.4. atzīme par iepazīšanos ar dokumenta saturu;

77.5. atzīme par dokumenta izpildi;

77.6. atzīme par datu ievadīšanu informācijas sistēmā.

78. Dokumentu raksta vienā vai abās lapas pusēs uz šāda formāta rakstāmpapīra:

78.1. A3 (420 x 297 mm) – horizontālā novietojumā;

78.2. A4 (297 x 210 mm) – horizontālā vai vertikālā novietojumā;

78.3. A5 (210 x 148 mm) – horizontālā vai vertikālā novietojumā.

79. Lai aizsargātu tekstu un rekvizītus, dokumentā atstāj šādas malas:

79.1. kreiso – ne mazāku par 30 mm (ja tekstu raksta abās lapas pusēs, otrajā lapas pusē – ne mazāku par 10 mm);

79.2. labo – ne mazāku par 10 mm (ja tekstu raksta abās lapas pusēs, otrajā lapas pusē – ne mazāku par 30 mm);

79.3. augšējo – ne mazāku par 20 mm;

79.4. apakšējo – ne mazāku par 20 mm.

80. Dokumenta laukums, kas atrodas starp malām, ir darba laukums. Darba laukumā ir šādas zonas:

80.1. veidlapas rekvizītu zona;

80.2. pirmsteksta zona;

80.3. teksta zona;

80.4. paraksta zona.

81. Dokumenta darba laukuma zonu izvietojums norādīts šo noteikumu 2.pielikumā. Dokumenta rekvizītus citu no cita un no dokumenta teksta atdala ar ne vairāk kā diviem starprindu intervāliem.

82. Dokumenta veidlapas rekvizītu zonā var izvietot šādus rekvizītus:

82.1. ģerboņa, organizācijas emblēmas, reģistrētās preču zīmes vai pakalpojumu zīmes attēlu;

82.2. dokumenta autora nosaukumu;

82.3. organizācijas reģistrācijas numuru;

82.4. dokumenta autora juridisko adresi;

82.5. dokumenta autora faktisko adresi;

82.6. norādi par dokumenta autora sakaru līdzekli (līdzekļiem).

83. Dokumenta pirmsteksta zonā var izvietot šādus rekvizītus:

83.1. norādi par dokumenta lietošanas ierobežojumu;

83.2. dokumenta apstiprinājuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta apstiprinājumu;

83.3. dokumenta veida nosaukumu;

83.4. dokumenta izdošanas vietas nosaukumu;

83.5. dokumenta datumu;

83.6. dokumenta reģistrācijas numuru;

83.7. saņemtā dokumenta datumu atbildes dokumentā;

83.8. saņemtā dokumenta reģistrācijas numuru atbildes dokumentā;

83.9. adresātu;

83.10. teksta satura atklāstu.

84. Dokumenta teksta zonā var izvietot:

84.1. dokumenta tekstu;

84.2. norādi par pievienotajiem dokumentiem.

85. Dokumenta paraksta zonā var izvietot:

85.1. parakstu;

85.2. zīmoga nospiedumu;

85.3. norādi par dokumenta izstrādātāju un viņa sakaru līdzekli (līdzekļiem);

85.4. vīzu;

85.5. dokumenta saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta saskaņojumu;

85.6. dokumenta atvasinājuma pareizības apliecinājuma uzrakstu.

86. Rekvizītu, kuru noformē no dokumenta kreisās malas, raksta bez atkāpes no malas.

87. Aiz rekvizīta punktu neliek.

Piemērs:

88. Ja rekvizītā vai dienesta atzīmē datumu noformē skaitliskā veidā, gada skaitli raksta ar četriem cipariem.

89. Ja dokumentu noformē uz vienas lapas vai lappuses, to nenumurē. Ja dokumentu noformē uz divām vai vairāk lapām (lappusēm), tās attiecīgi numurē ar arābu cipariem, sākot ar otro lapu (lappusi). Lapas (lappuses) numuru izvieto lapas (lappuses) augšējās vai apakšējās malas vidū.

90. Organizācija var izgatavot un lietot šādas veidlapas:

90.1. organizācijas veidlapu (var lietot visiem pārvaldes un citiem organizācijas dokumentiem);

90.2. organizācijas struktūrvienības veidlapu (lieto attiecīgās struktūrvienības dokumentiem);

90.3. atsevišķa dokumenta veida veidlapu (lieto konkrētam dokumenta veidam).

91. Dokumenta veidlapu var izgatavot arī fiziska persona vai koleģiāla institūcija.

92. Veidlapu izgatavo tipogrāfiski vai citā tehniskā veidā uz balta vai gaišos toņos viegli iekrāsota papīra ar iepriekš sagatavotu nemainīgu teksta daļu.

93. Organizācijas veidlapā var iekļaut šādus rekvizītus:

93.1. ģerboņa, organizācijas emblēmas, reģistrētās preču zīmes vai pakalpojumu zīmes attēlu;

93.2. dokumenta autora nosaukumu;

93.3. organizācijas reģistrācijas numuru;

93.4. dokumenta autora juridisko adresi;

93.5. dokumenta autora faktisko adresi;

93.6. norādi par dokumenta autora sakaru līdzekli (līdzekļiem).

94. Organizācijas struktūrvienības veidlapā papildus organizācijas veidlapas rekvizītiem atveido struktūrvienības nosaukumu. Atsevišķa dokumenta veida veidlapā papildus organizācijas veidlapas vai struktūrvienības veidlapas rekvizītiem atveido attiecīgā dokumenta veida nosaukumu.

95. Organizācijas veidlapā un atsevišķa dokumenta veida veidlapā var atveidot trafaretās daļas vai ierobežojošās atzīmes šādiem rekvizītiem:

95.1. dokumenta datumam;

95.2. dokumenta reģistrācijas numuram;

95.3. dokumenta izdošanas vietas nosaukumam;

95.4. saņemtā dokumenta datumam atbildes dokumentā;

95.5. saņemtā dokumenta numuram atbildes dokumentā.

96. Dokumenta reģistrācijas numura vietu un saņemtā dokumenta numura vietu atbildes dokumentā apzīmē ar saīsinājumu "Nr.". Saņemtā dokumenta numura vietu atbildes dokumentā raksta pa labi no saņemtā dokumenta datuma.

97. Saņemtā dokumenta datuma vietu atbildes dokumentā apzīmē ar vārdu "Uz" zem dokumenta datuma.

98. Veidlapā var atveidot arī citu nepieciešamo informāciju un atzīmes (piemēram, dokumenta malu ierobežojošās atzīmes, atzīmes lapas locījumiem).

99. Dokumenta veidlapā neizmanto dzelteno krāsu vai citu krāsu gaišos toņus, kas apgrūtina dokumenta kopiju radīšanu.

100. Visiem rekvizītiem veidlapā izvēlas vienādu burtu lielumu un stilu. Ar lielākiem burtiem izceļ dokumenta autora nosaukumu un dokumenta veida nosaukumu. Burtu lielumu izvēlas atkarībā no rekvizītu iespiedzīmju daudzuma.

101. Dokumenta malu un atsevišķu rekvizītu izvietojumu ierobežojošās atzīmes uz veidlapas norāda ar stūrīšiem vai citu veidu apzīmējumiem.

102. Dokumenta tekstu veido nepārprotami uztveramu, iespējami lakonisku un vienkāršu. Ja nepieciešams, tekstu sadala saturiski pamatotās rindkopās vai punktos.

103. Dokumenta tekstā var būt šādas sastāvdaļas:

103.1. ievaddaļa;

103.2. izklāsta daļa;

103.3. secinājumu daļa.

104. Ievaddaļā sniedz vispārēju informāciju par attiecīgo jautājumu (tabulārajos dokumentos ievaddaļas funkcija ir dokumenta nosaukumam).

105. Izklāsta daļā sniedz problēmas pamatojumu un izvērsumu. Šo daļu raksta iespējami koncentrētu, pieminot tikai faktus, kuri ir nepieciešami un pietiekami dokumenta mērķa pamatošanai.

106. Secinājumu daļā ietver dokumenta mērķi (piemēram, domas vai datu kopsavilkumu, turpmākās rīcības uzdevumu, pamudinājumu uz noteiktu rīcību).

107. Ja dokumenta tekstu sadala nodaļās vai apakšnodaļās, nodaļai vai apakšnodaļai piešķir nosaukumu, kas atklāj nodaļas vai apakšnodaļas saturu. Nodaļas vai apakšnodaļas nosaukumu norāda tās sākumā rindas vidū.

108. Nodaļas un apakšnodaļas numurē ar arābu cipariem, rakstot numuru nodaļas vai apakšnodaļas nosaukuma priekšā. Apakšnodaļas numuru veido nodaļas kārtas skaitlis un apakšnodaļas kārtas skaitlis, kas cits no cita atdalīti ar punktu.

109. Dokumenta teksta punktus numurē, izmantojot vienlaidu numerāciju. Ja vienlaidu numerācija netiek izmantota, tad:

109.1. dokumentā, kura teksts sadalīts nodaļās un punktos, punkta numuru veido no nodaļas kārtas skaitļa un punkta kārtas skaitļa attiecīgās nodaļas ietvaros, atdalot šos skaitļus citu no cita ar punktu;

109.2. dokumentā, kura teksts sadalīts nodaļās, apakšnodaļās un punktos, punkta numuru veido no nodaļas kārtas skaitļa, apakšnodaļas kārtas skaitļa un punkta kārtas skaitļa attiecīgās apakšnodaļas ietvaros, atdalot šos skaitļus citu no cita ar punktu.

110. Ja punkta tekstu sadala apakšpunktos, punkta numuru papildina ar apakšpunkta kārtas skaitli attiecīgā punkta ietvaros, atdalot šos skaitļus citu no cita ar punktu.

111. Punkta numuru raksta ar rindkopas atkāpi. Rindkopas atkāpi veido piecas burtu vietas vai 1,25–1,27 centimetri no dokumenta darba laukuma kreisās puses.

112. Ja dokumenta nodaļas teksts beidzas nepilnā lappusē, jaunu nodaļu var rakstīt nākamajā lappusē, iepriekšējās nodaļas beigas atzīmējot ar nodaļas beigu zīmi rindas vidū.

Piemērs:

________

vai

***

113. Dokumenta tekstu raksta ar vienu vai pusotru starprindu intervālu, bet uz A5 formāta lapas – ar vienu starprindu intervālu. Burtu lielumu dokumenta tekstā izvēlas ne mazāku par 10 punktiem.

114. Ģerboņa attēlu organizācijas veidlapā lieto normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos un kārtībā.

115. Organizācija, kurai nav tiesību lietot savā veidlapā ģerboņa attēlu, var lietot savas emblēmas, reģistrētās preču zīmes vai pakalpojumu zīmes attēlu.

116. Ģerboņa, organizācijas emblēmas, reģistrētās preču zīmes vai pakalpojumu zīmes attēlu izvieto dokumenta veidlapas rekvizītu zonas vidū virs organizācijas nosaukuma vai pa kreisi no tā.

117. Dokumenta autora nosaukumu raksta nominatīvā dokumenta veidlapas rekvizītu zonas vidū un parasti izceļ.

118. Ja ir vairāki dokumenta autori, to nosaukumus izvieto citu zem cita secībā, kādā vienojas dokumenta autori, vai alfabēta secībā.

119. Ja organizācija saskaņā ar likumu jāreģistrē, tās dokumentos norāda organizācijas reģistrācijas numuru.

120. Organizācijas reģistrācijas numuru raksta dokumenta veidlapas rekvizītu zonas vidū zem autora nosaukuma.

121. Organizācijas juridisko adresi un faktisko adresi raksta dokumenta veidlapas rekvizītu zonas vidū pēc organizācijas reģistrācijas numura pasta pakalpojumu jomu regulējošajos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

122. Ja faktiskā adrese sakrīt ar juridisko adresi, faktisko adresi nenorāda.

123. Norādē par dokumenta autora sakaru līdzekli (līdzekļiem) raksta dokumenta autora tālruņa, faksa numuru, elektroniskā pasta adresi vai cita sakaru līdzekļa identifikatoru.

124. Norādi par dokumenta autora sakaru līdzekli (līdzekļiem) raksta dokumenta veidlapas rekvizītu zonas vidū pēc organizācijas juridiskās adreses un faktiskās adreses.

125. Norādi par dokumenta lietošanas ierobežojumu raksta, ja normatīvajos aktos noteikts ierobežojums brīvai dokumenta vai tajā ietvertās informācijas apritei.

126. Norādi par dokumenta lietošanas ierobežojumu raksta normatīvajos aktos par klasificētās vai ierobežotas pieejamības informācijas aizsardzību noteiktajā kārtībā.

127. Dokumenta veida nosaukumu norāda visu veidu pārvaldes dokumentos, izņemot sarakstes dokumentus.

128. Dokumenta veida nosaukumu raksta nominatīvā dokumenta pirmsteksta zonas vidū pirms pārējiem pirmsteksta zonā esošajiem rekvizītiem, bet pēc norādes par dokumenta lietošanas ierobežojumu (ja tāda ir), grafiski izceļot attiecībā pret pārējo dokumenta informāciju (piemēram, ar lielajiem burtiem).

Piemērs:

129. Vēstulē dokumenta izdošanas vietas nosaukumu raksta dokumenta pirmsteksta zonas kreisajā pusē vai vidū kā pirmo rekvizītu.

130. Pārējos pārvaldes dokumentos dokumenta izdošanas vietas nosaukumu raksta dokumenta pirmsteksta zonas vidū zem dokumenta veida nosaukuma.

Piemērs:

131. Dokumenta izdošanas vietas nosaukumu raksta lokatīvā.

132. (Svītrots ar MK 14.02.2017. noteikumiem Nr. 81)

133. Dokumenta datumu raksta dokumenta pirmsteksta zonas kreisajā pusē.

134. Dokumenta reģistrācijas numurā kopā ar dokumenta kārtas numuru kā dokumenta reģistrācijas numura sastāvdaļa var būt arī cits apzīmējums, kuru noformē ar burtiem vai arābu cipariem. Dokumenta kārtas numuru no citiem apzīmējumiem atdala ar šķērssvītru.

Piemērs:

Nr.2-15/567, kur:

2 – organizācijas struktūrvienības numurs (indekss) atbilstoši organizācijas iekšējam iedalījumam;

15 – lietas numurs atbilstoši organizācijas lietu nomenklatūrai;

567 – dokumenta kārtas numurs.

135. Dokumenta reģistrācijas numuru raksta dokumenta pirmsteksta zonas labajā pusē zem dokumenta izdošanas vietas nosaukuma, izņemot vēstules.

Piemērs:

136. Vēstulēs dokumenta reģistrācijas numuru raksta pa labi no dokumenta datuma.

Piemērs:

02.05.2010. Nr.2-15/567

137. Atbildes dokumentā norāda saņemtā dokumenta datumu, kā arī reģistrācijas numuru, ja tāds ir saņemtajā dokumentā.

138. Saņemtā dokumenta datuma un numura vietu atbildes dokumentā apzīmē šo noteikumu 96. un 97.punktā minētajā kārtībā.

Piemērs:

02.05.2010. Nr.2-15/567

Uz 12.04.2010. Nr.1-14/222

139. Ja vienā dokumentā atbild uz vairākiem dokumentiem, norāda visu saņemto dokumentu datumus un numurus citu zem cita hronoloģiskā secībā.

140. Apstiprinājuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta apstiprinājumu raksta uz apstiprināmā dokumenta pirmās lapas darba laukuma labajā augšējā stūrī.

141. Ja apstiprināmais dokuments ir izstrādāts uz organizācijas veidlapas, apstiprinājuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta apstiprinājumu raksta dokumenta pirmsteksta zonas labajā augšējā stūrī.

142. Nosūtot dokumentu organizācijai, to adresē:

142.1. attiecīgajai organizācijai;

142.2. organizācijas struktūrvienībai vai koleģiālajai institūcijai;

142.3. organizācijas amatpersonai vai darbiniekam.

143. Rekvizītu "adresāts" noformē saskaņā ar pasta pakalpojumu jomu regulējošajiem normatīvajiem aktiem.

144. Vienu dokumentu var adresēt vienlaikus vairākiem adresātiem. Ja dokumenta adresāti ir vispārzināmi un nepārprotami identificējami, tos var atsevišķi neuzskaitīt.

Piemērs:

Visām ministrijām

145. Ja dokumentu adresē vairākiem adresātiem un tos visus nevar uzskaitīt dokumenta pirmsteksta zonā, dokumentam pievieno adresātu sarakstu, kurā ietver arī norādi uz pamatdokumentu (tā autora nosaukumu, datumu, dokumenta veida nosaukumu, reģistrācijas numuru, teksta satura atklāstu vai dokumenta nosaukumu). Šajā gadījumā pamatdokumenta rekvizītā "adresāts" raksta norādi "Pēc pievienotā saraksta".

146. Adresātu raksta datīvā dokumenta pirmsteksta zonas labajā pusē. Pieļaujams adresātu rakstīt pirmsteksta zonas kreisajā pusē, ja dokumentu sūta aploksnē ar caurspīdīgu ielaidumu adreses daļā.

147. Organizācijas, tās struktūrvienības vai koleģiālās institūcijas nosaukumu rekvizītā "adresāts" raksta ģenitīvā pirms amatpersonas amata nosaukuma.

148. Teksta satura atklāstu raksta visiem dokumentiem, bet to var nerakstīt, ja dokuments noformēts uz A5 formāta papīra lapas.

149. Teksta satura atklāstā ietver īsu informāciju par dokumenta saturu (atklāsta teksts atbild uz jautājumu "Par ko ir šis dokuments?"). Teksta satura atklāstu parasti sāk ar vārdu "Par".

Piemērs:

Par dokumentu izstrādāšanu un noformēšanu

150. Teksta satura atklāstu raksta dokumenta pirmsteksta zonā zem dokumenta datuma un reģistrācijas numura vai zem saņemtā dokumenta datuma un reģistrācijas numura atbildes dokumentā (ja tāds ir).

151. Teksta satura atklāstu raksta dokumenta kreisajā pusē līdz darba laukuma vidum. Ja teksta satura atklāsts ir garš, to var rakstīt visa dokumenta darba laukuma platumā.

152. Teksta pielikuma norādi un uzrakstu noformē, ja dokumenta tekstam pievieno papildinformāciju, kura veidota kā paskaidrojošs vai ilustrējošs dokuments un lietojama tikai kopā ar pamatdokumentu (piemēram, tabula, dokumenta paraugs, zīmējums).

153. Teksta pielikuma norādi noformē dokumenta tekstā ar vārdu "pielikums", liekot to iekavās. Ja pielikumi ir vairāki, pirms vārda "pielikums" norāda attiecīgā pielikuma numuru.

Piemērs:

Dokumentu pieņemšanas un nodošanas aktu noformē atbilstoši paraugam (1.pielikums).

154. Ja dokumenta tekstā atsaucas uz iepriekš norādītu pielikumu, turpmāk tekstā raksta norādi "sk. pielikumu", norādot attiecīgo pielikuma numuru (ja tāds ir).

Piemērs:

Dokumentu pieņemšanas un nodošanas aktu paraksta personas, kuras nodod un pieņem dokumentus (sk. 1.pielikumu).

155. Teksta pielikuma uzrakstu raksta pielikuma pirmās lapas darba laukuma augšējā labajā stūrī.

156. Teksta pielikuma uzrakstā ietver:

156.1. vārdu "pielikums";

156.2. pamatdokumenta autora nosaukumu;

156.3. pamatdokumenta datumu;

156.4. pamatdokumenta veida nosaukumu;

156.5. pamatdokumenta reģistrācijas numuru, ja tāds ir;

156.6. ja nepieciešams, atsauci uz konkrētu dokumenta punktu, kurā pirmo reizi pieminēts attiecīgais pielikums, teksta satura atklāstu vai dokumenta nosaukumu.

Piemērs:

157. Norādi par pievienotajiem dokumentiem raksta, ja dokumentam pievieno kādu citu jau esošu dokumentu.

158. Norādi par pievienotajiem dokumentiem raksta teksta zonā zem dokumenta teksta no darba laukuma kreisās puses.

159. Norādē par pievienotajiem dokumentiem ietver:

159.1. vārdu "Pielikumā", aiz kura liek kolu;

159.2. pievienotā dokumenta nosaukumu;

159.3. pievienotā dokumenta lapu skaitu.

Piemērs:

Pielikumā: Semināra programma uz 1 lp.

160. Ja dokumentam tiek pievienoti vairāki cita dokumenta eksemplāri, norādē par pievienotajiem dokumentiem norāda arī eksemplāru skaitu.

Piemērs:

Pielikumā: Dokumentu pieņemšanas un nodošanas akts uz 5 lp. 2 eks.

161. Norādē par pievienotajiem dokumentiem var norādīt arī citu informāciju (piemēram, pievienotā dokumenta datnes nosaukumu).

162. Ja dokumentam pievienotais dokuments ir cauršūts (caurauklots) vai brošēts, norādē par pievienotajiem dokumentiem var nenorādīt pievienotā dokumenta lapu skaitu.

163. Ja pievienotā dokumenta nosaukums minēts dokumenta tekstā, norādē par pievienotajiem dokumentiem pilnu pievienotā dokumenta nosaukumu atkārtoti var nenorādīt. Šajā gadījumā norāda tikai dokumenta veida nosaukumu.

Piemērs:

Pielikumā: Nolikums uz 5 lp. 2 eks.

164. Ja dokumentam pievieno vairākus dažādus dokumentus, norādē par pievienotajiem dokumentiem tos numurē.

Piemērs:

165. Ja dokumentam pievieno citu dokumentu, kuram savukārt arī ir pievienots dokuments (dokumenti), norādi par pievienotajiem dokumentiem noformē saskaņā ar šādu paraugu:

Pielikumā: Dokumentu pieņemšanas un nodošanas akts ar pielikumiem, pavisam uz 10 lp.

166. Ja dokumentam pievieno lielu skaitu citu dokumentu un līdz ar to nav iespējams ievērot šo noteikumu 23.punktā minēto prasību, norādi par pievienotajiem dokumentiem noformē atsevišķā lapā, ievērojot šo noteikumu 159.punktā minētās prasības. Šajā gadījumā pamatdokumentā norādi par pievienotajiem dokumentiem noformē saskaņā ar šādu paraugu:

Pielikumā: Pievienoto dokumentu saraksts uz 1 lp.

167. Parakstu izvieto zem dokumenta teksta. Ja dokuments satur norādi par pievienotajiem dokumentiem, parakstu izvieto zem šīs norādes.

168. Ja dokumentu paraksta vairākas amatpersonas, rekvizītu "paraksts" katrai amatpersonai noformē saskaņā ar šo noteikumu 18.punktu.

169. Ja dokumentu paraksta vairākas vienas organizācijas amatpersonas, to parakstus izvieto, ievērojot attiecīgo personu amata hierarhiju.

Piemērs:

170. Ja dokumentu paraksta komisija vai darba grupa, rekvizītā "paraksts" norāda amatpersonas amatu komisijā vai darba grupā. Šajā gadījumā parakstus izvieto tādā secībā, kādā nosaukts komisijas vai darba grupas sastāvs.

171. Ja dokumentu paraksta divu dažādu organizāciju amatpersonas, to parakstus izvieto blakus vienā līmenī tādā secībā, kādā norādīts attiecīgo organizāciju nosaukums dokumenta sākumā.

Piemērs:

172. Ja dokumentu paraksta vairāku dažādu organizāciju amatpersonas, to parakstus izvieto divās vai vairākās ailēs.

Piemērs:

173. Zīmoga nospiedumu atveido vietā, kura dokumenta veidlapā apzīmēta ar atzīmi "z.v.". Ja šāda vieta veidlapā nav apzīmēta, zīmoga nospiedumu atveido tā, lai tas skartu dokumenta parakstītāja amata nosaukumu rekvizītā "paraksts" tā labajā pusē.

Piemērs:

174. Ja zīmoga nospiedumu atveido rekvizītā "apstiprinājuma uzraksts", zīmoga nospiedumu atveido tā, lai tas skartu dokumenta apstiprinātāja amata nosaukumu tā kreisajā pusē.

Piemērs:

175. Ja zīmoga nospiedumu atveido rekvizītā "saskaņojuma uzraksts", zīmoga nospiedumu atveido tā, lai tas skartu dokumenta saskaņotāja amata nosaukumu tā labajā pusē.

Piemērs:

176. Dokumentā norāda tā izstrādātāja uzvārdu vai vārdu un uzvārdu, dienesta tālruņa numuru vai dienesta tālruņa numuru un elektroniskā pasta adresi.

Piemērs:

Uzvārds 00 00 00 00

vards.uzvards@epasts.lv

177. Ja dokumentu izstrādājušas vairākas personas, šo noteikumu 176.punktā minēto informāciju dokumentā ietver par katru izstrādātāju, izvietojot norādes citu zem citas.

178. Norādi par dokumenta izstrādātāju un viņa sakaru līdzekli (līdzekļiem) raksta paraksta zonas kreisajā pusē zem rekvizīta "paraksts".

179. Norādi par dokumenta izstrādātāju un viņa sakaru līdzekli (līdzekļiem) dokumentā ietver arī tad, ja dokumenta izstrādātājs un parakstītājs ir viena un tā pati persona.

180. Ar vīzu noformē dokumenta saskaņošanu organizācijas ietvaros pirms dokumenta parakstīšanas.

181. Ja dokumentu sūta ārpus organizācijas, vizē tikai to eksemplāru, kurš paliek dokumenta autoram. Ja dokuments paliek organizācijas lietā, vizē dokumenta pirmo eksemplāru.

182. Vīzu raksta dokumenta paraksta zonā zem rekvizīta "paraksts" vai dokumenta pēdējās lapas otrā pusē. Vīzu var rakstīt elektroniski dokumentu reģistrācijas sistēmā.

183. Vīzā ietver:

183.1. vizētāja personisko parakstu un tā atšifrējumu (ja dokumentu vizē elektroniski dokumentu reģistrācijas sistēmā, – vīzas autora vārdu un uzvārdu vai vārda iniciāli un uzvārdu);

183.2. datumu, kad dokuments vizēts.

184. Vīzu var papildināt ar vizētāja amata nosaukumu.

185. Ja vizētājam ir iebildumi pret dokumenta projektu vai papildinājumi, tos raksta pie vīzas, bet, ja tos nevar izvietot uz vizējamā dokumenta, tad iebildumus vai papildinājumus raksta uz atsevišķas lapas, bet uz vizējamā dokumenta vīzu noformē saskaņā ar šādu paraugu:

Iebildumus (papildinājumus) pievienoju

(personiskais paraksts) V.Uzvārds

05.05.2010.

186. Ja normatīvajos aktos paredzēts dokumentu saskaņot ar citu organizāciju, dokumentā noformē saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta saskaņojumu.

187. Dokumentu saskaņo:

187.1. parakstoties uz saskaņojamā dokumenta;

187.2. parakstot rīkojuma dokumentu, ar kuru saskaņo attiecīgo dokumentu;

187.3. pieņemot lēmumu koleģiālās institūcijas sēdē, kurā saskaņo dokumentu.

188. Dokumenta saskaņojumu noformē:

188.1. ar saskaņojuma uzrakstu, ja amatpersona parakstās uz saskaņojamā dokumenta;

188.2. ar atzīmi par dokumenta saskaņojumu, ja amatpersona parakstījusi rīkojuma dokumentu, ar kuru saskaņots attiecīgais dokuments, vai ja koleģiālā institūcija sēdē pieņēmusi lēmumu par dokumenta saskaņošanu.

189. Koleģiālā institūcija sēdē dokumentu var saskaņot:

189.1. pieņemot lēmumu, kas noformēts kā atsevišķs dokuments (lēmums, rīkojums);

189.2. pieņemot lēmumu, kas ierakstīts sēdes protokolā.

190. Saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta saskaņojumu raksta uz visiem dokumenta eksemplāriem dokumenta paraksta zonas kreisajā pusē zem norādes par dokumenta izstrādātāju un viņa sakaru līdzekli (līdzekļiem).

191. Saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta saskaņojumu noformē tā, lai tie atrastos vienā lapā ar rekvizītu "paraksts". Ja dokumentu saskaņo ar vairākām organizācijām un visus saskaņojuma uzrakstus vai atzīmes par dokumenta saskaņojumu nav iespējams izvietot vienā lapā ar rekvizītu "paraksts", saskaņojuma uzrakstus vai atzīmes par dokumenta saskaņojumu noformē atsevišķā saskaņojumu lapā, kurā ietver arī norādi uz pamatdokumentu. Šajā gadījumā uz pamatdokumenta raksta norādi "Pievienota saskaņojumu lapa".

192. Saskaņojuma uzrakstā ietver:

192.1. ar lielajiem burtiem rakstītu vārdu "SASKAŅOTS";

192.2. amatpersonas pilnu amata nosaukumu (ietverot arī pilnu attiecīgās organizācijas nosaukumu ģenitīvā);

192.3. amatpersonas personisko parakstu un tā atšifrējumu;

192.4. saskaņošanas datumu;

192.5. zīmoga nospiedumu (ja tas paredzēts tiesību aktos).

Piemērs:

193. Ja dokumentu saskaņo koleģiālās institūcijas sēdē un noformē saskaņojumu kā atsevišķu dokumentu, atzīmē par dokumenta saskaņojumu ietver:

193.1. ar lielajiem burtiem rakstītu vārdu "SASKAŅOTS";

193.2. koleģiālās institūcijas pilnu nosaukumu;

193.3. pieņemtā dokumenta datumu, dokumenta veida nosaukumu un numuru.

Piemērs:

194. Ja dokumentu saskaņo koleģiālās institūcijas sēdē, ierakstot saskaņojumu sēdes protokolā, atzīmē par dokumenta saskaņojumu ietver:

194.1. ar lielajiem burtiem rakstītu vārdu "SASKAŅOTS";

194.2. koleģiālās institūcijas pilnu nosaukumu;

194.3. koleģiālās institūcijas sēdes datumu un protokola numuru.

Piemērs:

195. Ja dokumentu saskaņo ar divām organizācijām, saskaņojumu ar katru organizāciju noformē ar atsevišķu saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta saskaņojumu, izvietojot tās blakus vienā līmenī.

Piemērs:

196. Ja dokumentu saskaņo ar vairāk nekā divām organizācijām, saskaņojuma uzrakstus vai atzīmes par dokumenta saskaņojumu izvieto divās vai vairākās ailēs.

Piemērs:

197. Rezolūciju dokumentā raksta, lai dotu uzdevumu attiecīgā dokumenta izpildei.

198. Rezolūciju raksta izpildāmā dokumenta pirmsteksta zonas brīvajā vietā. Rezolūciju neraksta lapas augšējā kreisajā stūrī un uz dokumenta malām. Rezolūciju var rakstīt elektroniski dokumentu reģistrācijas sistēmā.

199. Rezolūcija ir neatņemama dokumenta sastāvdaļa.

200. Rezolūciju raksta skaidri salasāmi un tā, lai tā nenosegtu kādu dokumenta teksta vai rekvizīta daļu.

201. Rezolūcijā ietver:

201.1. norādi par dokumenta izpildītāju;

201.2. uzdevumu, kas jāveic dokumenta izpildītājam, ja uzdevums skaidri neizriet no paša dokumenta teksta;

201.3. uzdevuma izpildes termiņu, ja nepieciešams;

201.4. rezolūcijas autora personisko parakstu un paraksta atšifrējumu (ja rezolūciju raksta elektroniski dokumentu reģistrācijas sistēmā, – rezolūcijas autora vārdu un uzvārdu vai vārda iniciāli un uzvārdu);

201.5. datumu, kad rakstīta rezolūcija.

Piemērs:

202. Rezolūcijā var norādīt vairākus dokumenta izpildītājus. Šajā gadījumā norādes par dokumenta izpildītājiem raksta citu zem citas. Atbildīgs par dokumenta izpildi kopumā ir tas izpildītājs, kurš minēts pirmais, ja no rezolūcijā ietvertā uzdevuma neizriet citādi.

203. Ja saņemtā dokumenta izpilde tiek kontrolēta, atzīmi par dokumenta kontroli raksta dokumenta kreisajā malā iepretim teksta satura atklāstam vai virs atzīmes par dokumenta saņemšanu vai atzīmes par dokumenta saņemšanu un reģistrēšanu. Atzīmi par dokumenta kontroli var rakstīt elektroniski dokumentu reģistrācijas sistēmā.

204. Atzīmē par dokumenta kontroli ietver:

204.1. vārdu "Kontrole" vai burtu "K";

204.2. datumu, līdz kuram dokumentam jābūt pilnībā izpildītam.

Piemērs:

Kontrole – 25.10.2010.

205. Ja nepieciešams dokumentēt kādas personas iepazīstināšanu ar dokumentu, paraksta zonā zem rekvizīta "paraksts" raksta atzīmi par iepazīšanos ar dokumenta saturu. Atzīmi par iepazīšanos ar dokumenta saturu var rakstīt elektroniski dokumentu reģistrācijas sistēmā.

206. Atzīmē par iepazīšanos ar dokumenta saturu ietver:

206.1. vārdu "Iepazinos" vai "Lasīju";

206.2. attiecīgās personas personisko parakstu un paraksta atšifrējumu;

206.3. iepazīšanās ar dokumenta saturu datumu.

207. Ja nepieciešams, atzīmē par iepazīšanos ar dokumenta saturu ietver arī attiecīgās personas pilnu amata nosaukumu.

208. Atzīmi par dokumenta izpildi raksta pēc dokumenta pilnīgas izpildes dokumenta pirmās lapas apakšējās malas kreisajā pusē. Atzīmi par dokumenta izpildi var rakstīt elektroniski dokumentu reģistrācijas sistēmā.

209. Atzīmē par dokumenta izpildi raksta īsu norādi par dokumenta izpildes rezultātu.

210. Ja, izpildot dokumentu, izstrādāts jauns dokuments, atzīmē par dokumenta izpildi raksta jaunā dokumenta veida nosaukumu, datumu un numuru.

Piemērs:

2010.gada 5.maijā nosūtīta vēstule Nr.2-15/243.

211. Ja dokuments izpildīts, neizstrādājot jaunu dokumentu, atzīmē par dokumenta izpildi norāda, kad un kādā veidā tas ir izpildīts. Dokumenta pirmās lapas otrajā pusē vai atsevišķā lapā, ja nepieciešams, sīkāk izklāsta izpildes rezultātu.

Piemērs:

Jautājumu V.Uzvārds atrisināja telefoniski 2010.gada 5.maijā.

Sk. lapas otrā pusē.

212. Ja saskaņā ar normatīvajos aktos noteiktajām prasībām uz dokumenta nepieciešams izdarīt atzīmi par dokumenta datu ievadīšanu informācijas sistēmā, attiecīgā dokumenta pēdējās lapas apakšējās malas vidū raksta atzīmi par dokumenta datu ievadīšanu informācijas sistēmā.

213. Atzīmē par dokumenta datu ievadīšanu informācijas sistēmā raksta attiecīgās informācijas sistēmas nosaukumu. Atzīmi var papildināt ar informācijas ievadītāja personisko parakstu un datu ievadīšanas datumu.

Piemērs:

214. Uz organizācijā saņemtā dokumenta pirmās lapas apakšējās malas labajā pusē izdara atzīmi par dokumenta saņemšanu vai atzīmi par dokumenta saņemšanu un reģistrēšanu. Atzīmi par dokumenta saņemšanu vai atzīmi par dokumenta saņemšanu un reģistrēšanu var rakstīt elektroniski dokumentu reģistrācijas sistēmā.

215. Atzīmē par dokumenta saņemšanu ietver:

215.1. ar lielajiem burtiem rakstītu vārdu "SAŅEMTS";

215.2. pilnu vai saīsinātu dokumenta saņēmējas organizācijas nosaukumu;

215.3. dokumenta saņemšanas datumu;

215.4. dokumenta saņemšanas laiku (ja nepieciešams);

215.5. lietas numuru, kurā dokuments glabājas (ja nepieciešams).

216. Atzīmē par dokumenta saņemšanu un reģistrēšanu papildus šo noteikumu 215.punktā minētajai informācijai norāda arī dokumenta reģistrācijas numuru.

Piemērs: